FBTA:n M&E-toimikunta ker\u00e4si n\u00e4ihin kysymyksiin n\u00e4kemyksi\u00e4 muutamilta tapahtuma-alan ammattilaisilta, joiden tiivistelm\u00e4t ovat luettavissa alla. Olemme varmoja, ett\u00e4 niist\u00e4 on hy\u00f6ty\u00e4 my\u00f6s sinulle omia tapahtumia suunnitellessasi!<\/p>\n
1. Onko tapahtumien no show -m\u00e4\u00e4riss\u00e4 ollut muutoksia, kun vertaa aikaa ennen pandemiaa nykytilanteeseen? Miten teill\u00e4 \u201dennustetaan\u201d tapahtumien no show -kehityst\u00e4?<\/span><\/strong><\/p>\n ”Pandemian aikana virtuaalitapahtumissa no show nousi odotetusti aiempaa huomattavasti korkeammaksi ja verkkotapahtumien k\u00e4vij\u00e4data osoitti karusti, miten helposti osallistuja saatettiin menett\u00e4\u00e4, jos sis\u00e4lt\u00f6 ei vastannut odotuksia tapahtuman aikana. Vali<\/i>tettavasti odotettavissa on, ett\u00e4 t\u00e4llainen kasvanut no show -trendi j\u00e4\u00e4 ainakin joiltain osin p\u00e4\u00e4lle, ja etenkin maksuttomien livetapahtumien no show saattaa olla korkeampi kuin ennen pandemiaa. T\u00e4ll\u00e4 hetkell\u00e4 tarjontaa on valtavasti, vaikka kysynt\u00e4kin on<\/em><\/i> kovaa. Etenkin ylitarjonnan aikana no show on harmillinen lieveilmi\u00f6, jonka ennustamme j\u00e4\u00e4v\u00e4n joksikin aikaa pandemiaa edelt\u00e4v\u00e4\u00e4 aikaa korkeammaksi.\u201d<\/em><\/i>\u00a0<\/i><\/p>\n ”No show on ollut erityisesti 2021 loppuvuoden livetapahtumissa suurempi, varmasti osittain <\/i>tartuntaketjujen ja sairastumisten vuoksi. Virtuaalitapahtumien osalta no<\/em><\/i> show on nyky\u00e4\u00e4n my\u00f6s suurempi, sill\u00e4 ”virtuaali\u00e4hkyn” vuoksi on vaikeampi saada ihmisi\u00e4 ilmoittautumaan sek\u00e4 saapumaan tapahtumaan. Virtuaalimaailmassa no show on suurempi ja sen enn<\/em><\/i>ustaminen on my\u00f6s hankalampaa. Livetapahtumien osalta ennustamme no show-lukuja kuitenkin samalla kaavalla kuin ennen pandemiaa ja olemme jopa huomanneet, ett\u00e4 joissain tapahtumissa no show on ollut \u00e4\u00e4rimm\u00e4isen pieni. Ihmisill\u00e4 on parin vuoden tauon j\u00e4lkee<\/em><\/i>n patoutunut tarve kohdata ja livetapahtumiin osallistuminen on t\u00e4h\u00e4n oiva keino.\u201d<\/em><\/i><\/p>\n \u201d<\/i>J\u00e4rjest\u00e4miss\u00e4mme tilaisuuksissa ei ole huomioitu merkitt\u00e4vi\u00e4 muutoksia no-shown suhteen. Koska p\u00e4\u00e4s\u00e4\u00e4nt\u00f6isesti j\u00e4rjest\u00e4mme tapahtumia asiakasyritysten tilauksesta (mm. pa<\/em><\/i>ljon henkil\u00f6st\u00f6tilaisuuksia) on l\u00e4ht\u00f6kohtaisesti varauduttava ruuan\/juoman\/tilan n\u00e4k\u00f6kulmasta, ett\u00e4 ilmoittautuneet saapuvat paikalle ja kokonaisuus pelaa.<\/em><\/i>\u201d<\/em><\/i><\/p>\n Tiivistelm\u00e4:<\/span><\/strong><\/p>\n – No show lis\u00e4\u00e4ntynyt niin live- kuin verkkotapahtumien yhteydess\u00e4 ja ilmi\u00f6 tullut toistaiseksi tullut j\u00e4\u00e4d\u00e4kseen. Ainoastaan henkil\u00f6st\u00f6tapahtumissa ei ole havaittu no show lis\u00e4\u00e4ntymist\u00e4; 2. Miten eroavat live-, online- ja hybriditapahtumiin ilmoittautuneiden sitouttaminen ja osallistumisen varmistaminen?<\/b><\/span><\/p>\n \u201dOsallistujatyyppi ja tapahtuman toteutustapa m\u00e4\u00e4rittelev\u00e4t t\u00e4ysin sen, miten sitouttaminen tu<\/i>lisi tehd\u00e4 ennen tapahtumaa sek\u00e4 tapahtuman aikana ja sen j\u00e4lkeen. Tarjontaa on t\u00e4ll\u00e4 hetkell\u00e4 paljon, joten ennakkoviestint\u00e4\u00e4n tulee kaikissa tilanteissa panostaa paljon. Osallistumisen tulee n\u00e4ytt\u00e4\u00e4 houkuttelevalta ja osallistujat pit\u00e4\u00e4 sitouttaa osallis<\/em><\/i>tumiseen tarjoamalla mielenkiintoista ja riitt\u00e4v\u00e4\u00e4 tietoa niin tapahtuman sis\u00e4ll\u00f6st\u00e4 kuin k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n j\u00e4rjestelyist\u00e4kin.<\/em><\/i><\/p>\n Osallistuja pit\u00e4\u00e4 ensin saada kiinnostumaan niin, ett\u00e4 h\u00e4n tekee ilmoittautumisp\u00e4\u00e4t\u00f6ksen. Sen j\u00e4lkeen tarvitaan suunnitelmallista viestin<\/i>t\u00e4\u00e4 ilmoittautujan sitouttamiseksi, jotta t\u00e4m\u00e4 osallistuu tapahtumaan. Kun osallistuja on saatu tapahtumapaikalle tai linjoille, varmistetaan hyvin valmistellulla osallistujakokemuksen muotoilulla ja tarkasti harkitulla sis\u00e4lt\u00f6suunnittelulla, ett\u00e4 kokemus <\/em><\/i>l\u00e4pi tapahtuman t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 osallistujan odotukset tai ylitt\u00e4\u00e4 ne. N\u00e4in v\u00e4ltet\u00e4\u00e4n etenkin online-tapahtumissa ennenaikainen poistuminen ja saadaan seuraavalla kerrallakin osallistujia tapahtumaan.<\/em><\/i>\u201d<\/em><\/i><\/p>\n \u201d<\/i>L\u00e4ht\u00f6kohtaisesti livetapahtumaan osallistujat ovat aina sito<\/em><\/i>utuneempia kuin hybridi- tai virtuaalitapahtuman osallistujat ja livetapahtuman osallistujia ei ole tarvinnut erikseen sitouttaa osallistumiseen. Virtuaalisten osallistujien sitouttaminen on ollut vaikeaa, sill\u00e4 parin vuoden ”virtuaali\u00e4hky” alkaa jo n\u00e4ky\u00e4 <\/em><\/i>ihmisten kiinnostuksessa\/halussa virtuaalitapahtumiin osallistumiseen. Virtuaaliosallistujia on pyritty sitouttamaan mm. viestinn\u00e4ll\u00e4 (muistaen sen henkil\u00f6kohtaisuus ja monikanavaisuus), kust<\/em><\/i>o<\/em><\/i>moitavalla sis\u00e4ll\u00f6ll\u00e4 (annetaan vieraalle mahdollisuus vaikuttaa<\/em><\/i> tapahtuman kulkuun\/siihen mit\u00e4 h\u00e4n p\u00e4<\/em><\/i>\u00e4<\/em><\/i>see kokemaan) ja huomioimalla virtuaaliosallistujat (vuorovaikutus ja kaksisuuntaisuus). My\u00f6s erilaisia paketteja on toimitettu virtuaaliosallistujille, esimerki<\/em><\/i>ks<\/em><\/i>i kahvitaukoa varten kahvia ja suklaata. <\/em><\/i>Molemmissa, niin virtuaali<\/em><\/i>\u2013<\/em><\/i> kuin livetapahtumissa, toimii kuitenkin henkil\u00f6kohtaisuus ja erityisesti kustomoitavuus \u2013 ihmiset haluavat valita juuri heille sopivaa sis\u00e4lt\u00f6\u00e4 ja valinnan mahdollisuus on nyky\u00e4\u00e4n enemm\u00e4n olettamus kuin aiemmin.<\/em><\/i>\u201d<\/em><\/i><\/p>\n \u201d<\/i>Erityisesti t<\/em><\/i>apahtuman sis\u00e4ll\u00f6n suunnittelussa on huomioitava ns. kaksi suunnittelulinjasto<\/em><\/i>a:<\/em><\/i> toinen paikallaolijoille ja toinen online-osallistujille.<\/em><\/i><\/p>\n Ennen tapahtumaa hypetyksen merkitys korostuu varsinkin verkko-osallistujille, jotta he kirjautuvat sis\u00e4\u00e4n tapahtumaa<\/i>n<\/em><\/i> \u2013 <\/em><\/i>pit\u00e4\u00e4 yll\u00e4 halu osallistua ja kuulla\/kokea\/oppia jotain mielenkiintoista ja t\u00e4rke\u00e4\u00e4. Sis\u00e4ll\u00f6n etuk\u00e4teisinformaation pit\u00e4\u00e4 olla sellainen, ett\u00e4 osallistujalle syntyy tunne \u201dt\u00e4t\u00e4 en halua missata\u201d (huom. verkko-osallistujat helpommin priorisoivat ty\u00f6p\u00e4iv<\/em><\/i>\u00e4n muita kiireisi\u00e4 teht\u00e4vi\u00e4).<\/em><\/i><\/p>\n Tapahtuman aikana yhdistet\u00e4\u00e4n sek\u00e4 paikalla olijat ja verkko-osallistujat eri keinoin (sovellukset, viestisein\u00e4t, chatit \u00e4\u00e4nestykset, some, ty\u00f6pajat) niin, ett\u00e4 verkko-osallistujat tuntevat olevansa mukana tapahtuman kulussa e<\/i>iv\u00e4tk\u00e4 vain passiivisina katsojina. Mielenkiinto pysyy yll\u00e4 loppuun saakka.<\/em><\/i>\u201d<\/em><\/i>\u00a0<\/i><\/p>\n Tiivistelm\u00e4<\/b><\/span><\/p>\n – Live- ja onlinetapahtumat eroavat toisistaan joten t\u00e4m\u00e4 pit\u00e4\u00e4 huomioida my\u00f6s tapahtuman sis\u00e4ll\u00f6ss\u00e4 ja sitouttamisessa; 3. Mill\u00e4 keinoin pyritte sitouttamaan \/ varmistamaan ilmoittautuneiden saapumisen tapahtumaan? Onko joitai<\/b>n erityisen toimiviksi havaittuja keinoja? Onko mahdollisesti no show -sanktioita?<\/b><\/span><\/p>\n \u201dOsallistujaviestint\u00e4 on kaiken keski\u00f6ss\u00e4 sen lis\u00e4ksi, ett\u00e4 tapahtuman j\u00e4rjest\u00e4misen tavoitteet ja sis\u00e4lt\u00f6 on suunniteltu huolella. Mielenkiintoa her\u00e4tt\u00e4v\u00e4ll\u00e4 markkinoinnilla saadaan haluttu kohderyhm\u00e4 tavoitettua ja ilmoittautumaan. Tarkka ja systemaattin<\/i>en viestint\u00e4 pit\u00e4\u00e4 ilmoittautujien mielenkiintoa yll\u00e4 ja varmistaa osallistumisen. Toteutustapoja on monia, ja ne kannattaa suunnitella kohderyhm\u00e4n mukaan kanavien ja sis\u00e4lt\u00f6jen osalta. <\/em><\/i><\/p>\n Joissakin tilanteissa no show -sanktioitakin on k\u00e4ytetty, mutta olemm<\/i>e sit\u00e4 mielt\u00e4, ett\u00e4 tapahtumaan osallistumisen tulee l\u00e4ht\u00f6kohtaisesti kummuta mielenkiinnosta ja halusta osallistua, ei rangaistuksesta j\u00e4tt\u00e4\u00e4 tulematta. Jos no show on korkea, tulee katsoa peiliin ja mietti\u00e4, oliko vikaa viestinn\u00e4ss\u00e4, sis\u00e4ll\u00f6ss\u00e4 vai jossa<\/em><\/i>in muussa.\u201d<\/em><\/i><\/p>\n \u201dNo show sanktioita ei (tiet\u00e4\u00e4kseni) toistaiseksi ole ollut, mutta ker\u00e4t\u00e4\u00e4n nyky\u00e4\u00e4n yh\u00e4 useammin tarkka osallistujadata<\/i>,<\/em><\/i> jota asiakas voi hy\u00f6dynt\u00e4\u00e4 halutessaan jatkossa. Sitouttamisen keinoja mainitsinkin jo ylemm\u00e4ss\u00e4 vastauksessa, muita sen k<\/em><\/i>ummempia keinoja en \u00e4kkiselt\u00e4\u00e4n keksi. T\u00e4rkeimp\u00e4n\u00e4 no show:n minimoimiseen n\u00e4<\/em><\/i>e<\/em><\/i>n viestinn\u00e4n (niin ennen, tapahtuman aikaisen kuin sen j\u00e4lkeen tapahtuvan) sek\u00e4 tapahtuman sis\u00e4ll\u00f6n. Viestinn\u00e4ss\u00e4 pit\u00e4isi pyrki\u00e4 jo heti alussa tuomaan esille, mit\u00e4 konkreettista<\/em><\/i> vieras saa tapahtumaan osallistuessaan. Mik\u00e4li vieras ei koe saavansa tapahtumasta omaan ty\u00f6h\u00f6ns\u00e4 uutta, on riskin\u00e4<\/em><\/i>,<\/em><\/i> ett\u00e4 h\u00e4n j\u00e4tt\u00e4\u00e4 saapumatta tai pahimmillaan osallistuu ja poistuu tapahtumasta kesken kaiken (erityisesti virtuaalitapahtumat).\u201d<\/em><\/i><\/p>\n \u201dMuistut<\/i>usviestit (tekstiviesti), mik\u00e4li et p\u00e4\u00e4se saapumaan, niin kiitos kun ilmoitat peruutuksesta… (+Vetoomus\/viittaus esim. ruokah\u00e4vikin v\u00e4hent\u00e4miseen).\u201d<\/em><\/i><\/p>\n Tiivistelm\u00e4<\/b><\/span><\/p>\n – Kaiken keski\u00f6ss\u00e4 on osalllistujaviestint\u00e4 ja se kannattaa suunnitella huomioiden kohderyhm\u00e4n kiinnostukset ja k\u00e4ytt\u00e4m\u00e4t kanavat; Mukavaa tapahtumient\u00e4yteist\u00e4 syksy\u00e4 kaikille toivottaa FBTA:n Kokous-ja tapahtumahallintotoimikunta!<\/span><\/strong><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Muutaman melko hiljaisen vuoden j\u00e4lkeen tilaisuuksia ja tapahtumia j\u00e4rjestet\u00e4\u00e4n kiihtyv\u00e4ll\u00e4 tahdilla. Mik\u00e4 on muuttunut ja miten se n\u00e4kyy tapahtumissa? Miten muutoksiin on reagoitu ja onko asioita, jotka tulee ottaa huomioon […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_uag_custom_page_level_css":"","_genesis_hide_title":false,"_genesis_hide_breadcrumbs":false,"_genesis_hide_singular_image":false,"_genesis_hide_footer_widgets":false,"_genesis_custom_body_class":"","_genesis_custom_post_class":"","_genesis_layout":"","footnotes":""},"categories":[1],"tags":[272,273],"class_list":["post-4183","post","type-post","status-publish","format-standard","category-ajankohtaista","tag-meetings-events","tag-tapahtumahallinto","entry"],"yoast_head":"\n
\n– Osallistujien sitouttaminen haastavampaa erityisesti maksuttomissa tapahtumissa;
\n– Hiljaisten tapahtumavuosien j\u00e4lkeen tapahtumista on hiukan ylitarjontaa, jolloin my\u00f6s enemm\u00e4n no show’ta<\/p>\n
\n– T\u00e4rke\u00e4t\u00e4 pit\u00e4\u00e4 kiinnostusta tapahtumaan yll\u00e4, jotta varmistetaan osallistuminen;
\n– Livetapahtumaan osallistuminen on sitoutuneempaa, online- tapahtumaan pit\u00e4\u00e4 houkutella viestinn\u00e4ll\u00e4, kustomoitavalla sis\u00e4ll\u00f6ll\u00e4 ottamalla vuorovaikutus huomioon. Jos mahdollista, toimittaa virtuaaliosallistujille taukotarjoilua ja osallistaa heit\u00e4 my\u00f6s osallistumaan tapahtumaan aktiivisesti digitaalisten ty\u00f6kalujen avulla;
\n– Sek\u00e4 live- ett\u00e4 online-tapahtumissa osallistujat haluavat valita juuri heille sopivaa sis\u00e4lt\u00f6\u00e4 ja valinnan mahdollisuus on nyky\u00e4\u00e4n enemm\u00e4n olettamus kuin aiemmin.<\/p>\n
\n– T\u00e4rke\u00e4t\u00e4 tehd\u00e4 tapahtumasta ja sen sis\u00e4ll\u00f6st\u00e4 niin houkutteleva ett\u00e4 siihen halutaan osallistua sen sijaan ett\u00e4 rankaistaisiin no show -maksulla;
\n– Mik\u00e4li paljon no showta, t\u00e4rke\u00e4t\u00e4 mietti\u00e4 tulevia tapahtumia varten oliko viestinn\u00e4ss\u00e4 tai tapahtuman sis\u00e4ll\u00f6ss\u00e4 korjattavaa.<\/p>\n