Ovatko kokoukset ja tapahtumat yrityksenne musta aukko?
M&E-toimikunnan blogi
FBTA:n 2018 uudelleen käynnistetty Meetings & Events -toimikunta haluaa ajantasaistaa jäsenkunnan osaamista myös kokous- ja tapahtumahallinnon osalta. Tätä silmälläpitäen toimikunta järjesti lokakuussa seminaarin, joka tarjosi mahdollisuuden päästä tarkistamaan oman organisaation kokoushallinnon tilaa. 
Paikalle saapuikin runsas joukko tiedonhaluisia kasvattamaan verkostoaan ja kuulemaan kokoushallinnon trendeistä.
Kokouskustannukset voivat olla lähes puolet matkustusbudjetista ja kolmannes markkinointibudjetista. Kokousohjeistuksen tiekartta auttaa alkuun käytännön vinkeillä
Tilaisuuden moderaattorina ja alustajana toimi Mervi Hakala-Rafols
M&E-toimikunnasta. Mervi esitteli toimikunnan päivittämän kokousohjeistuksen tiekartan, jonka avulla organisaatiot voivat hahmottaa kokouksiin ja tapahtumiin liittyvää ohjeistustaan ja varmistaa, että kulut ja tulevat säästöt tukevat projektin läpivientiä organisaatiossa. Tiekartta on tallennettu FBTA-materiaalipankkiin jäsenistön hyödynnettäväksi ja se toimii niin ajatusten herättäjänä kuin projektin aloituksen työkaluna.
Kokouspolitiikka matkahallinnon muutoksen läpiviejänä. Rinnakkaiset vastuut kokous- ja matkahallinnossa tuovat läpinäkyvyyttä ja auttavat käytännön tekijöitä arjessa
Global Category Manager Bobbi Djordjevic avasi lääkealalla toimivan Dentsply Sironan kehityspolkua, jossa kokoushallinnon systemaattinen rakentaminen aloitettiin vuonna 2014. Bobbin mukaan oli alusta asti selvää, että ylin johto kiinnostui asiasta vain ja ainoastaan saavutettavien säästöjen kautta. Datan kerääminen oli projektin kannalta olennaisen tärkeää.
Toinen huomioonotettava seikka oli, että projektin aikana organisaatiossa saattaisi tapahtua muutoksia ja projektin omistajuuskin saattaisi vaihtua. Muutostilanteissa oli tärkeää, että yritykselle oli luotu kokousohjeistus, jolloin strateginen kokoushallinto pysyi organisaation agendalla muutoksista huolimatta.
Bobbi totesi, että kun perusta on kunnossa, voidaan vähitellen ottaa mukaan uusia mittareita, kuten osallistujakokemus, ja luoda näin yhä laadukkaampia tapahtumia. Bobbi muistutti lisäksi, että GBTA-rekisteröityneillä FBTA-jäsenillä on käytettävissään myös GBTA:n mittava resurssipankki, josta löytyy työkaluja myös kokoushallintoon. Esimerkiksi SMM Maturity Index Toolkitin avulla voi todeta oman organisaation kokoushallinnon kypsyysasteen ja saada etenemiseen myös käytännön vinkkejä.
Tapahtumahallintotiimissä kasvaa uusia ammattilaisia ja löytyy urapolkuja.
Lean-prosessit tuovat sujuvuutta ja kustannussäästöjä
VTT:n Manager In-House Services Paula Kauppinen puolestaan kertoi EMMistä (Events and Meetings Management -tiimi), jonka alle kokous- ja tapahtumahallinto on koordinoitu VTT:llä. Ammattiataitoaan jatkuvasti kehittävä tiimi hoitaa tapahtumat ja tuottaa omalla osaamisellaan lisäarvoa läpi organisaation.
Paulan hyviä pointteja oli muun muassa, että tapahtumien hallintaan liittyvät järjestelmät pitää saada keskustelemaan keskenään, jotta data saadaan yhteiseen käyttöön ja prosessit tehokkaammiksi. VTT:llä on vuositasolla yli 500 tapahtumaa, joista lähes puolet ulkoisia. Systemaattisille prosesseille ja ohjauksen kautta tuleville säästöille onkin hyvät perustelut. Tapahtumiin käytetään keskimäärin kolmannes markkinoinnin budjetista.
Tulevaisuuden aallonharjalla – seminaari lentokoneessa on jo huomispäivää. Teknologia poistaa rutiinitöitä kiihtyvällä vauhdilla
HelmsBriscoen Associate Regional Vice President Anna Junnilan tehtävänä oli valottaa, mitä tulevaisuus tuo tullessaan tapahtumamaailmassa. Digitalisaatio tuo mukanaan muutoksia, jotka vaikuttavat merkittävästi sekä tapahtumien suunnitteluun että tilaus- ja raportointiprosesseihin. Suuri osa näistä vaiheista automatisoituu tulevaisuudessa, jolloin perinteinen tilaisuuksien järjestäminen muuttuu merkittävästi.
Suurin muutos tapahtuu kuitenkin itse tapahtumissa, joissa käyttöön otetaan AR- ja VR -tekniikoita. Tapahtumiin voidaan entistä helpommin osallistua olematta fyysisesti paikan päällä. Robotiikka ja tekoäly lisäävät osallistujien kokemusta ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Hologrammit ja kasvojen tunnistus, verkossa tapahtuva virtuaalinen messukokemus, tapahtumapaikkana avaruus: kaikki on ei vain mahdollista, vaan myös todennäköistä. Tapahtumakävijä jättää erilaisilla teknisillä alustoilla osallistumisestaan digitaalisen jalanjäljen, jota järjestäjä pystyy hyödyntämään.
Kuuluuko kokous- ja tapahtumajärjestäminen omaan tehtävänkuvaasi? Tule mukaan toimintaan ja oppimaan lisää kanssamme!