Ajankohtaista

Muutaman melko hiljaisen vuoden jälkeen tilaisuuksia ja tapahtumia järjestetään kiihtyvällä tahdilla. Mikä on muuttunut ja miten se näkyy tapahtumissa? Miten muutoksiin on reagoitu ja onko asioita, jotka tulee ottaa huomioon tilaisuuksien suunnittelussa ja toteuttamisessa eri tavalla kuin aikaisemmin?

FBTA:n M&E-toimikunta keräsi näihin kysymyksiin näkemyksiä muutamilta tapahtuma-alan ammattilaisilta, joiden tiivistelmät ovat luettavissa alla. Olemme varmoja, että niistä on hyötyä myös sinulle omia tapahtumia suunnitellessasi!

1. Onko tapahtumien no show -määrissä ollut muutoksia, kun vertaa aikaa ennen pandemiaa nykytilanteeseen? Miten teillä ”ennustetaan” tapahtumien no show -kehitystä?

”Pandemian aikana virtuaalitapahtumissa no show nousi odotetusti aiempaa huomattavasti korkeammaksi ja verkkotapahtumien kävijädata osoitti karusti, miten helposti osallistuja saatettiin menettää, jos sisältö ei vastannut odotuksia tapahtuman aikana. Valitettavasti odotettavissa on, että tällainen kasvanut no show -trendi jää ainakin joiltain osin päälle, ja etenkin maksuttomien livetapahtumien no show saattaa olla korkeampi kuin ennen pandemiaa. Tällä hetkellä tarjontaa on valtavasti, vaikka kysyntäkin on kovaa. Etenkin ylitarjonnan aikana no show on harmillinen lieveilmiö, jonka ennustamme jäävän joksikin aikaa pandemiaa edeltävää aikaa korkeammaksi.” 

”No show on ollut erityisesti 2021 loppuvuoden livetapahtumissa suurempi, varmasti osittain tartuntaketjujen ja sairastumisten vuoksi. Virtuaalitapahtumien osalta no show on nykyään myös suurempi, sillä ”virtuaaliähkyn” vuoksi on vaikeampi saada ihmisiä ilmoittautumaan sekä saapumaan tapahtumaan. Virtuaalimaailmassa no show on suurempi ja sen ennustaminen on myös hankalampaa. Livetapahtumien osalta ennustamme no show-lukuja kuitenkin samalla kaavalla kuin ennen pandemiaa ja olemme jopa huomanneet, että joissain tapahtumissa no show on ollut äärimmäisen pieni. Ihmisillä on parin vuoden tauon jälkeen patoutunut tarve kohdata ja livetapahtumiin osallistuminen on tähän oiva keino.”

”Järjestämissämme tilaisuuksissa ei ole huomioitu merkittäviä muutoksia no-shown suhteen. Koska pääsääntöisesti järjestämme tapahtumia asiakasyritysten tilauksesta (mm. paljon henkilöstötilaisuuksia) on lähtökohtaisesti varauduttava ruuan/juoman/tilan näkökulmasta, että ilmoittautuneet saapuvat paikalle ja kokonaisuus pelaa.”

Tiivistelmä:

– No show lisääntynyt niin live- kuin verkkotapahtumien yhteydessä ja ilmiö tullut toistaiseksi tullut jäädäkseen. Ainoastaan henkilöstötapahtumissa ei ole havaittu no show lisääntymistä;
– Osallistujien sitouttaminen haastavampaa erityisesti maksuttomissa tapahtumissa;
– Hiljaisten tapahtumavuosien jälkeen tapahtumista on hiukan ylitarjontaa, jolloin myös enemmän no show’ta

2. Miten eroavat live-, online- ja hybriditapahtumiin ilmoittautuneiden sitouttaminen ja osallistumisen varmistaminen?

”Osallistujatyyppi ja tapahtuman toteutustapa määrittelevät täysin sen, miten sitouttaminen tulisi tehdä ennen tapahtumaa sekä tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Tarjontaa on tällä hetkellä paljon, joten ennakkoviestintään tulee kaikissa tilanteissa panostaa paljon. Osallistumisen tulee näyttää houkuttelevalta ja osallistujat pitää sitouttaa osallistumiseen tarjoamalla mielenkiintoista ja riittävää tietoa niin tapahtuman sisällöstä kuin käytännön järjestelyistäkin.

Osallistuja pitää ensin saada kiinnostumaan niin, että hän tekee ilmoittautumispäätöksen. Sen jälkeen tarvitaan suunnitelmallista viestintää ilmoittautujan sitouttamiseksi, jotta tämä osallistuu tapahtumaan. Kun osallistuja on saatu tapahtumapaikalle tai linjoille, varmistetaan hyvin valmistellulla osallistujakokemuksen muotoilulla ja tarkasti harkitulla sisältösuunnittelulla, että kokemus läpi tapahtuman täyttää osallistujan odotukset tai ylittää ne. Näin vältetään etenkin online-tapahtumissa ennenaikainen poistuminen ja saadaan seuraavalla kerrallakin osallistujia tapahtumaan.”

”Lähtökohtaisesti livetapahtumaan osallistujat ovat aina sitoutuneempia kuin hybridi- tai virtuaalitapahtuman osallistujat ja livetapahtuman osallistujia ei ole tarvinnut erikseen sitouttaa osallistumiseen. Virtuaalisten osallistujien sitouttaminen on ollut vaikeaa, sillä parin vuoden ”virtuaaliähky” alkaa jo näkyä ihmisten kiinnostuksessa/halussa virtuaalitapahtumiin osallistumiseen. Virtuaaliosallistujia on pyritty sitouttamaan mm. viestinnällä (muistaen sen henkilökohtaisuus ja monikanavaisuus), kustomoitavalla sisällöllä (annetaan vieraalle mahdollisuus vaikuttaa tapahtuman kulkuun/siihen mitä hän pääsee kokemaan) ja huomioimalla virtuaaliosallistujat (vuorovaikutus ja kaksisuuntaisuus). Myös erilaisia paketteja on toimitettu virtuaaliosallistujille, esimerkiksi kahvitaukoa varten kahvia ja suklaata. Molemmissa, niin virtuaali– kuin livetapahtumissa, toimii kuitenkin henkilökohtaisuus ja erityisesti kustomoitavuus – ihmiset haluavat valita juuri heille sopivaa sisältöä ja valinnan mahdollisuus on nykyään enemmän olettamus kuin aiemmin.”

”Erityisesti tapahtuman sisällön suunnittelussa on huomioitava ns. kaksi suunnittelulinjastoa: toinen paikallaolijoille ja toinen online-osallistujille.

Ennen tapahtumaa hypetyksen merkitys korostuu varsinkin verkko-osallistujille, jotta he kirjautuvat sisään tapahtumaan – pitää yllä halu osallistua ja kuulla/kokea/oppia jotain mielenkiintoista ja tärkeää. Sisällön etukäteisinformaation pitää olla sellainen, että osallistujalle syntyy tunne ”tätä en halua missata” (huom. verkko-osallistujat helpommin priorisoivat työpäivän muita kiireisiä tehtäviä).

Tapahtuman aikana yhdistetään sekä paikalla olijat ja verkko-osallistujat eri keinoin (sovellukset, viestiseinät, chatit äänestykset, some, työpajat) niin, että verkko-osallistujat tuntevat olevansa mukana tapahtuman kulussa eivätkä vain passiivisina katsojina. Mielenkiinto pysyy yllä loppuun saakka.” 

Tiivistelmä

– Live- ja onlinetapahtumat eroavat toisistaan joten tämä pitää huomioida myös tapahtuman sisällössä ja sitouttamisessa;
– Tärkeätä pitää kiinnostusta tapahtumaan yllä, jotta varmistetaan osallistuminen;
– Livetapahtumaan osallistuminen on sitoutuneempaa, online- tapahtumaan pitää houkutella viestinnällä, kustomoitavalla sisällöllä ottamalla vuorovaikutus huomioon. Jos mahdollista, toimittaa virtuaaliosallistujille taukotarjoilua ja osallistaa heitä myös osallistumaan tapahtumaan aktiivisesti digitaalisten työkalujen avulla;
– Sekä live- että online-tapahtumissa osallistujat haluavat valita juuri heille sopivaa sisältöä ja valinnan mahdollisuus on nykyään enemmän olettamus kuin aiemmin.

3. Millä keinoin pyritte sitouttamaan / varmistamaan ilmoittautuneiden saapumisen tapahtumaan? Onko joitain erityisen toimiviksi havaittuja keinoja? Onko mahdollisesti no show -sanktioita?

”Osallistujaviestintä on kaiken keskiössä sen lisäksi, että tapahtuman järjestämisen tavoitteet ja sisältö on suunniteltu huolella. Mielenkiintoa herättävällä markkinoinnilla saadaan haluttu kohderyhmä tavoitettua ja ilmoittautumaan. Tarkka ja systemaattinen viestintä pitää ilmoittautujien mielenkiintoa yllä ja varmistaa osallistumisen. Toteutustapoja on monia, ja ne kannattaa suunnitella kohderyhmän mukaan kanavien ja sisältöjen osalta.

Joissakin tilanteissa no show -sanktioitakin on käytetty, mutta olemme sitä mieltä, että tapahtumaan osallistumisen tulee lähtökohtaisesti kummuta mielenkiinnosta ja halusta osallistua, ei rangaistuksesta jättää tulematta. Jos no show on korkea, tulee katsoa peiliin ja miettiä, oliko vikaa viestinnässä, sisällössä vai jossain muussa.”

”No show sanktioita ei (tietääkseni) toistaiseksi ole ollut, mutta kerätään nykyään yhä useammin tarkka osallistujadata, jota asiakas voi hyödyntää halutessaan jatkossa. Sitouttamisen keinoja mainitsinkin jo ylemmässä vastauksessa, muita sen kummempia keinoja en äkkiseltään keksi. Tärkeimpänä no show:n minimoimiseen näen viestinnän (niin ennen, tapahtuman aikaisen kuin sen jälkeen tapahtuvan) sekä tapahtuman sisällön. Viestinnässä pitäisi pyrkiä jo heti alussa tuomaan esille, mitä konkreettista vieras saa tapahtumaan osallistuessaan. Mikäli vieras ei koe saavansa tapahtumasta omaan työhönsä uutta, on riskinä, että hän jättää saapumatta tai pahimmillaan osallistuu ja poistuu tapahtumasta kesken kaiken (erityisesti virtuaalitapahtumat).”

”Muistutusviestit (tekstiviesti), mikäli et pääse saapumaan, niin kiitos kun ilmoitat peruutuksesta… (+Vetoomus/viittaus esim. ruokahävikin vähentämiseen).”

Tiivistelmä

– Kaiken keskiössä on osalllistujaviestintä ja se kannattaa suunnitella huomioiden kohderyhmän kiinnostukset ja käyttämät kanavat;
– Tärkeätä tehdä tapahtumasta ja sen sisällöstä niin houkutteleva että siihen halutaan osallistua sen sijaan että rankaistaisiin no show -maksulla;
– Mikäli paljon no showta, tärkeätä miettiä tulevia tapahtumia varten oliko viestinnässä tai tapahtuman sisällössä korjattavaa.

Mukavaa tapahtumientäyteistä syksyä kaikille toivottaa FBTA:n Kokous-ja tapahtumahallintotoimikunta!