FBTA

Founded in 1984, the Finnish Business Travel Association is an organization for business travel buyers and suppliers, with the mission to enhance the understanding, knowledge and skills required in corporate travel and meetings management as well as procurement.

FBTA-blogi

Maassa – merellä – ilmassa -blogi: Vaikuttava virtuaalitapahtuma viisaasti

by

Kati Sorjanen, Account Director, Tapahtumantekijät Oy

Kati rakastaa ihmisten välisiä aitoja kohtaamisia ja suhtautuu tapahtumiin intohimoisesti. Hänen mielestään jokainen tapahtuma on mahdollisuus muuttaa maailmaa. Katilla on yli 20 vuoden kokemus tapahtuma-alalta ja pitkä rivi palkintoja kotimaisista ja kansainvälisistä kilpailuista.

Pandemiapaineessa puristuneet timantit – eli mitä hyvää tästä kaikesta voi seurata?

Laitetaanpa hetkeksi ruusunpunaiset lasit silmille. Unohdetaan kaikki koronaelämän kirot ja karmeudet. Siis ihan kaikki. Tiedetään, se ei ole helppoa, mutta yritetään kuitenkin – yhdessä! Luodaan katse lähitulevaisuuteen niiden ruusupunaisten lasien läpi ja tiirataan, mitä HYVÄÄ pandemiasta voi seurata.

Tarkastellaan pandemiapaineessa puristuneita timantteja täältä minun kulmastani eli tapahtumien maailmasta käsin. Vaikka korona on tehnyt selväksi, että ennustaminen on mahdotonta, uskaltaudutaan silti vähän visioimaan.

1. Ihminen tarvitsee ihmistä

Tommy Tabermann kirjoitti rakastetussa runossaan: ”Ihminen tarvitsee ihmistä, ollakseen ihminen ihmiselle, ollakseen itse ihminen.”. Koronakurimuksen jälkeen synkeinkin erakko on valmis myöntämään, että muut ihmiset ovat äärimmäisen tärkeitä. Muita ihmisiä ei oteta itsestäänselvyytenä. Ihmiset haluavat kohdata toisiaan ja löytävät kohtaamisille aina aikaa.

2. Ihana, tärkeä kosketus

Kättely, halaus, kevyt kosketus olkavarteen. Pään painaminen olkaa vasten, poskipusu, tiukka tanssiote. Ryhmähalaus. Kosketuksen merkitys tunnistetaan ja sitä arvostetaan. Kun koronan jälkeen kätellään, katsotaan samalla silmiin ja laitetaan toinenkin käsi kättelykumppanin käden päälle. Jotta osoitetaan, että toinen on tärkeä.

3. Riemu kaikista aisteista

Kun koronakautena olemme olleet yhteydessä toisiimme kaksiulotteisen ruudun välityksellä ja käyttäneet vain näkö- ja kuuloaistia, otamme koronan jälkeen ilon irti kaikista muistakin aisteista. Tapahtumaillallisella tarjoiltua annosta nuuhkitaan ja maistellaan hartaudella ja messuosastolla esiteltäviä uutuustuotteita hypistellään ja tutkitaan. Kolmiulotteinen, tuoksuva, maistuva ja kosketeltava maailma tuo päivittäistä riemua.

4. Kulttuurielämysten renessanssi

Kun vihdoin pääsemme haltioitumaan musiikista, teatterista, tanssista, taikuudesta ja kaikista esittävän taiteen ja viihteen upeista muodoista, emme heti tulekaan kylläisiksi. Kulttuurielämykset kokevat renessanssin, ne syntyvät uudelleen. Elämysjanoiset ihmiset ahmivat kulttuuria kaikissa sen muodoissaan ja kulttuuriala kukoistaa.

5. Hyvä digi jää

Pandemiapaineessa tehdyt digiloikat ja digivallankumoukset on nyt hypitty ja hoidettu. Työkalut ovat olemassa ja ihmiset ovat ketterästi oppineet uutta ja omaksuneet uusia käytäntöjä. Useat digitaaliset ja virtuaaliset ratkaisut jäävät helpottamaan ja tehostamaan työntekoa ja elämää. Virtuaalisille tapahtumille on varmasti edelleen tarvetta ja tilausta. Hybriditapahtumat, eli virtuaalisen ja livetapahtuman yhdistelmät, tuovat kokonaan uudenlaisia mahdollisuuksia tapahtumien maailmaan.

6. Destination design

Pahoittelen englanninkielistä termiä, mutta se on paljon kuvaavampi kuin vaikkapa määränpäämuotoilu. Kotona vietettyjen kuukausien jälkeen sillä todellakin on väliä, missä kohdataan. Kukaan ei järjestä tapahtumaa ”jossain kokoustilassa” tai ”jossain, minne on helppo lentää”, vaan tapahtumapaikan tarina, henki, tyyli ja monet muut erottautumistekijät ratkaisevat. Tapahtuma järjestetään ”holvikaarten alla, kynttilöiden hehkussa, merimaisemassa”.

7. Innovatiivisuus ja resilienssi

Pandemian puristuksessa on syntynyt upeita innovaatioita. Tapahtuma-alalla luotiin hetkessä kokonaan uusi liiketoiminta, virtuaalitapahtumat. Muillakin koronasta kärsineillä toimialoilla on ylitetty raja-aitoja ja tehty luovia sovelluksia. Resilienssiä voisi kuvata pingispallona, joka myrskyisällä merellä pulpahtaa pintaan ja päätyy kotirantaan turvaan. Me kaikki, me resilientit ihmiset, olemme koronakaudella selvinneet alati muuttuneissa ja kamalissa tilanteissa, me olemme löytäneet tavat selviytyä ja kehittyä. Nämä kaksi, innovatiivisuus ja resilienssi, pysyvät meillä voimavaroina koronan jälkeenkin. Pumpulinpehmeä pandemianjälkeinen arki tuntuu lastenleikiltä, joten vain taivas on rajana uusille ideoille.

Eiköhän jätetä ruusunpunaiset lasit silmille. Aika kaunis tulevaisuus edessä, eikö?

 

Maalla, merellä, ilmassa – ja avaruudessa?

by

Ovatko kokoukset ja tapahtumat yrityksenne musta aukko?
M&E-toimikunnan blogi

FBTA:n 2018 uudelleen käynnistetty Meetings & Events -toimikunta haluaa ajantasaistaa jäsenkunnan osaamista myös kokous- ja tapahtumahallinnon osalta. Tätä silmälläpitäen toimikunta järjesti lokakuussa seminaarin, joka tarjosi mahdollisuuden päästä tarkistamaan oman organisaation kokoushallinnon tilaa. Paikalle saapuikin runsas joukko tiedonhaluisia kasvattamaan verkostoaan ja kuulemaan kokoushallinnon trendeistä.

Kokouskustannukset voivat olla lähes puolet matkustusbudjetista ja kolmannes markkinointibudjetista. Kokousohjeistuksen tiekartta auttaa alkuun käytännön vinkeillä

Tilaisuuden moderaattorina ja alustajana toimi Mervi Hakala-Rafols
M&E-toimikunnasta. Mervi esitteli toimikunnan päivittämän kokousohjeistuksen tiekartan, jonka avulla organisaatiot voivat hahmottaa kokouksiin ja tapahtumiin liittyvää ohjeistustaan ja varmistaa, että kulut ja tulevat säästöt tukevat projektin läpivientiä organisaatiossa. Tiekartta on tallennettu FBTA-materiaalipankkiin jäsenistön hyödynnettäväksi ja se toimii niin ajatusten herättäjänä kuin projektin aloituksen työkaluna.

Kokouspolitiikka matkahallinnon muutoksen läpiviejänä. Rinnakkaiset vastuut kokous- ja matkahallinnossa tuovat läpinäkyvyyttä ja auttavat käytännön tekijöitä arjessa

Global Category Manager Bobbi Djordjevic avasi lääkealalla toimivan Dentsply Sironan kehityspolkua, jossa kokoushallinnon systemaattinen rakentaminen aloitettiin vuonna 2014. Bobbin mukaan oli alusta asti selvää, että ylin johto kiinnostui asiasta vain ja ainoastaan saavutettavien säästöjen kautta. Datan kerääminen oli  projektin kannalta olennaisen tärkeää.

Toinen huomioonotettava seikka oli, että projektin aikana organisaatiossa saattaisi tapahtua muutoksia ja projektin omistajuuskin saattaisi vaihtua. Muutostilanteissa oli tärkeää, että yritykselle oli luotu kokousohjeistus, jolloin strateginen kokoushallinto pysyi organisaation agendalla muutoksista huolimatta.

Bobbi totesi, että kun perusta on kunnossa, voidaan vähitellen ottaa mukaan uusia mittareita, kuten osallistujakokemus, ja luoda näin yhä laadukkaampia tapahtumia. Bobbi muistutti lisäksi, että GBTA-rekisteröityneillä FBTA-jäsenillä on käytettävissään myös GBTA:n mittava resurssipankki, josta löytyy työkaluja myös kokoushallintoon. Esimerkiksi SMM Maturity Index Toolkitin avulla voi todeta oman organisaation kokoushallinnon kypsyysasteen ja saada etenemiseen myös käytännön vinkkejä.

Tapahtumahallintotiimissä kasvaa uusia ammattilaisia ja löytyy urapolkuja.
Lean-prosessit tuovat sujuvuutta ja kustannussäästöjä

VTT:n Manager In-House Services Paula Kauppinen puolestaan kertoi EMMistä (Events and Meetings Management -tiimi), jonka alle kokous- ja tapahtumahallinto on koordinoitu VTT:llä. Ammattiataitoaan jatkuvasti kehittävä tiimi hoitaa tapahtumat ja tuottaa omalla osaamisellaan lisäarvoa läpi organisaation.

Paulan hyviä pointteja oli muun muassa, että tapahtumien hallintaan liittyvät järjestelmät pitää saada keskustelemaan keskenään, jotta data saadaan yhteiseen käyttöön ja prosessit tehokkaammiksi. VTT:llä on vuositasolla yli 500 tapahtumaa, joista lähes puolet ulkoisia. Systemaattisille prosesseille ja ohjauksen kautta tuleville säästöille onkin hyvät perustelut. Tapahtumiin käytetään keskimäärin kolmannes markkinoinnin budjetista.

Tulevaisuuden aallonharjalla – seminaari lentokoneessa on jo huomispäivää. Teknologia poistaa rutiinitöitä kiihtyvällä vauhdilla

HelmsBriscoen Associate Regional Vice President Anna Junnilan tehtävänä oli valottaa, mitä tulevaisuus tuo tullessaan tapahtumamaailmassa. Digitalisaatio tuo mukanaan muutoksia, jotka vaikuttavat merkittävästi sekä tapahtumien suunnitteluun että tilaus- ja raportointiprosesseihin. Suuri osa näistä vaiheista automatisoituu tulevaisuudessa, jolloin perinteinen tilaisuuksien järjestäminen muuttuu merkittävästi.

Suurin muutos tapahtuu kuitenkin itse tapahtumissa, joissa käyttöön otetaan AR- ja VR -tekniikoita. Tapahtumiin voidaan entistä helpommin osallistua olematta fyysisesti paikan päällä. Robotiikka ja tekoäly lisäävät osallistujien kokemusta ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana ja sen jälkeen. Hologrammit ja kasvojen tunnistus, verkossa tapahtuva virtuaalinen messukokemus, tapahtumapaikkana avaruus: kaikki on ei vain mahdollista, vaan myös todennäköistä. Tapahtumakävijä jättää erilaisilla teknisillä alustoilla osallistumisestaan digitaalisen jalanjäljen, jota järjestäjä pystyy hyödyntämään.

Kuuluuko kokous- ja tapahtumajärjestäminen omaan tehtävänkuvaasi? Tule mukaan toimintaan ja oppimaan lisää kanssamme!